1. จัดหาสถานประกอบการสำหรับนักศึกษาสหกิจศึกษาไปปฏิบัติงาน

สถาบันเทคโนโลยีไทย – ญี่ปุ่น  ดำเนินการจัดหาสถานประกอบการให้กับนักศึกษาสำหรับนักศึกษาที่ไปปฏิบัติสหกิจศึกษา โดยประสานกับบริษัทในภาคอุตสาหกรรมและภาคธุรกิจทั้งในและต่างประเทศ รวมทั้งบริษัทที่เป็นสมาชิกเครือข่ายหอการค้าญี่ปุ่น บริษัทญี่ปุ่นและบริษัทร่วมชาติที่ให้การสนับสนุนสถาบันฯ เรื่องทุนการศึกษาและอุปกรณ์การเรียนการสอน  เพื่อสร้างเครือข่ายความร่วมมือระหว่างสถาบันฯ กับสถานประกอบการอย่างต่อเนื่อง โดยทางสถาบันฯได้ดำเนินการจัดส่งแบบเสนองานสหกิจศึกษาให้กับสถานประกอบการล่วงหน้า 1 ภาคการศึกษา เพื่อให้ทางสถานประกอบการพิจารณาอัตราตำแหน่งงานของนักศึกษารวมทั้งแจ้งรายละเอียดเกี่ยวกับงานและคุณสมบัติของนักศึกษาที่ต้องการรับเข้าสหกิจศึกษากลับมายังสถาบันฯ จากนั้นทางสถาบันฯจะดำเนินการคัดเลือกนักศึกษา ตลอดจนจำแนกงานที่ตรงกับความต้องการของนักศึกษาและสถานประกอบการ

2. การคัดเลือกนักศึกษา และจำแนกลักษณะงานสหกิจศึกษา รวมทั้งการเตรียมความพร้อมนักศึกษาก่อนไปปฏิบัติงานในสถานประกอบการ

เพื่อให้การเตรียมการในการเข้าปฏิบัติงานของนักศึกษาเป็นไปด้วยความเรียบร้อยและนักศึกษามีคุณสมบัติพร้อมที่จะไปปฏิบัติงานในสถานประกอบการ คณะกรรมการบริหารศูนย์สหกิจศึกษา และจัดหางาน รวมถึงคณะวิชา จึงได้กำหนดระเบียบการที่เกี่ยวกับการสมัครเข้าร่วมเป็นนักศึกษาสหกิจศึกษาไว้ดังนี้

2.1 การรับสมัครเข้าร่วมหลักสูตรสหกิจศึกษา 

กำหนดให้นักศึกษาชั้นปีที่ 3 ทุกสาขาวิชายื่นใบสมัครเข้าเป็นนักศึกษาหลักสูตรสหกิจศึกษาตามระยะเวลาที่ศูนย์สหกิจศึกษาและจัดหางานกำหนดโดยการคัดเลือกนักศึกษาเข้าเรียนในหลักสูตรดังกล่าวจะเป็นความรับผิดชอบของศูนย์สหกิจศึกษาฯร่วมกับทางคณะวิชา โดยยึดหลักการและเงื่อนไขตามระเบียบสถาบันเทคโนโลยีไทย-ญี่ปุ่น ว่าด้วยสหกิจศึกษา พ.ศ. 2552

2.2 การคัดเลือกและจำแนกสภาพนักศึกษาสหกิจศึกษา

สถาบันเทคโนโลยีไทย – ญี่ปุ่น เล็งเห็นว่างานสหกิจศึกษามีผลดีต่อนักศึกษาที่จะได้รับประสบการณ์วิชาชีพที่มีคุณค่าและความได้เปรียบในการจ้างงานภายหลังการสำเร็จการศึกษาในภาวะเศรษฐกิจที่ตกต่ำ ซึ่งทางสถาบันฯ มีนโยบายที่จะให้นักศึกษาในทุกสาขาวิชาได้ผ่านการเรียนหลักสูตรสหกิจศึกษามากที่สุด

นักศึกษาจะต้องลงทะเบียนและเรียนผ่านรายวิชาเตรียมสหกิจศึกษาก่อนถึงจะสามารถเลือกเรียนหลักสูตรสหกิจศึกษาภายในระยะเวลาที่ศูนย์สหกิจศึกษาฯ ประกาศให้ทราบหลังจากเลือกหลักสูตรแล้ว การตัดสินใจลาออกจากหลักสูตรสหกิจศึกษาจะกระทำโดยการยื่นคำร้องขออนุมัติจากประธานสหกิจศึกษาและคณบดีของคณะวิชา

นักศึกษาที่จะเข้าร่วมเป็นนักศึกษาสหกิจศึกษาทั้งหมด ต้องส่งใบสมัครเข้าร่วมเป็นนักศึกษาสหกิจศึกษา, Resume, Transcript  พร้อมรูปถ่าย 1 นิ้ว 2 ใบ โดยทางศูนย์สหกิจศึกษาฯ จะรวบรวมแบบแจ้งรายละเอียดการเข้าร่วมงานสหกิจศึกษา มอบให้คณะวิชาพิจารณาคัดเลือกนักศึกษาเข้าเรียนในหลักสูตรสหกิจศึกษาและนักศึกษาจะถูกขึ้นทะเบียนเป็นนักศึกษาหลักสูตรสหกิจศึกษาการเปลี่ยนแปลงจะสามารถ   ทำได้โดยยื่นคำร้องต่อคณบดีและได้รับพิจารณาอนุมัติจากคณบดีที่สังกัดแล้ว

2.3 การเตรียมความพร้อมนักศึกษาก่อนออกปฏิบัติงาน (การเรียนรายวิชาเตรียมสหกิจศึกษา)

สถาบันเทคโนโลยีไทย – ญี่ปุ่นได้ดำเนินการจัดรายวิชาเตรียมสหกิจศึกษาเพื่อให้นักศึกษาที่เข้าร่วมเป็นนักศึกษาสหกิจศึกษาต้องเรียนผ่านรายวิชาเตรียมสหกิจศึกษาก่อนออกปฏิบัติงาน  สหกิจศึกษาอย่างต่อเนื่องล่วงหน้า 1 ภาคเรียน ทั้งนี้เพื่อเป็นการเตรียมให้นักศึกษามีความพร้อมสูงสุดก่อนที่จะออกไปปฏิบัติงาน ณ สถานประกอบการ โดยกำหนดรายวิชาเตรียมสหกิจศึกษาเข้าในหลักสูตรสหกิจศึกษา จำนวน 1 หน่วยกิต มีหัวข้อรายละเอียดการจัดหลักสูตรการเรียนการสอน ดังต่อไปนี้

2.3.1. หลักการและแนวคิดเกี่ยวกับสหกิจศึกษา

2.3.2. ระเบียบและข้อปฏิบัติตนเกี่ยวกับสหกิจศึกษา

2.3.3. การเลือกสถานประกอบการ

2.3.4. การสมัครงานและทักษะการเขียนจดหมายสมัครงาน

2.3.5. เทคนิคการสัมภาษณ์งาน

2.3.6. ความปลอดภัยในโรงงาน

2.3.7. ระบบการบริหารงานคุณภาพ

2.3.8. มารยาทและการพัฒนาบุคลิกภาพ

2.3.9. การใช้อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานและระบบเอกสาร

2.3.10. การจัดทำรายงานโครงงานสหกิจศึกษา

2.3.11. การจัดการเรียนเสริมทักษะวิชาชีพเฉพาะสาขา ฯลฯ

นักศึกษาที่ไม่ผ่านรายวิชาเตรียมสหกิจศึกษา จะไม่ได้รับการพิจารณาให้ลงทะเบียนเรียนในรายวิชาสหกิจศึกษา และต้องออกจากการเป็นนักศึกษาหลักสูตรสหกิจศึกษาโดยปริยาย นักศึกษาที่เข้าเรียนรายวิชาเตรียมสหกิจศึกษาจะได้รับทราบระเบียบข้อปฏิบัติตนในการเรียนรายวิชาเตรียมสหกิจศึกษาตั้งแต่ในสัปดาห์แรกและต้องปฏิบัติตนตามข้อกำหนดตลอดระยะเวลาในการเรียน และการเข้าเรียนรายวิชาเตรียมสหกิจศึกษา โดยจะมีการแนะนำการปฏิบัติตนในสถานประกอบการ ชี้แจงข้อข้องใจต่างๆแก่นักศึกษา ซึ่งนักศึกษาที่ผ่านรายวิชาเตรียมสหกิจศึกษาจะถือว่านักศึกษามีความพร้อมในการปฏิบัติงาน โดยเฉพาะทางด้านวิชาการ ระเบียบวินัยและบุคลิกภาพ หากมีนักศึกษาผู้ใดมีคุณสมบัติไม่เหมาะสมที่จะไปปฏิบัติงาน อาจารย์ที่ปรึกษาสหกิจศึกษาจะแจ้งผลให้นักศึกษาทราบ เพื่อระงับการปฏิบัติงานทันที 

3. การจับคู่ (Matching) ระหว่างสถานประกอบการกับนักศึกษา โดยมีการปฏิบัติเสมือนการสมัครเข้าทำงานจริง โดยส่งให้สถานประกอบการพิจารณาจากใบสมัคร หรือการสัมภาษณ์งานเพื่อไปปฏิบัติงานสหกิจศึกษา ณ สถานประกอบการ

นักศึกษาสามารถเลือกสมัครงานได้ตามลักษณะงานที่ได้รับการเสนอจากสถานประกอบการ ซึ่งได้แจ้งข้อมูลไว้บน Website ของศูนย์สหกิจฯ สถาบันเทคโนโลยีไทย – ญี่ปุ่น และสามารถติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ ศูนย์สหกิจศึกษาและจัดหางานโดยที่นักศึกษาจะได้รับการปฏิบัติเสมือนการไปสมัครเข้าทำงานจริงกับสถานประกอบการนั้นๆ โดยมีขั้นตอนดังนี้

3.1 นักศึกษาส่งใบสมัครเข้าร่วมเป็นนักศึกษาสหกิจศึกษาที่ศูนย์สหกิจศึกษาฯ โดยสามารถตรวจสอบข้อมูลของสถานประกอบการได้บน Website ของสถาบันฯ หรือติดต่อกับทางศูนย์สหกิจศึกษาและจัดหางาน

3.2 นักศึกษาสามารถเลือกสถานประกอบการที่ต้องเข้าสหกิจศึกษาเรียงตามลำดับที่ต้องการได้จำนวน 3 บริษัท โดยกรณีที่ไม่ได้รับการคัดเลือกจากสถานประกอบการลำดับที่ 1 ทางศูนย์สหกิจศึกษาจะทำการเลือกสถานประกอบการลำดับที่เลือกรองลงมาให้กับนักศึกษา  

3.3 คณะวิชาจะทำการจับคู่ (Matching) นักศึกษาที่สมัครเข้าร่วมเป็นนักศึกษาสหกิจศึกษากับสถานประกอบการในช่วงสัปดาห์ที่ 4 -8 ของการเรียนรายวิชาเตรียมสหกิจศึกษา เพื่อคัดเลือกเบื้องต้นและจัดส่งข้อมูลให้กับทางศูนย์สหกิจฯ จัดส่งใบสมัครของนักศึกษาให้กับสถานประกอบการ

3.4 สถานประกอบการจะคัดเลือกนักศึกษาไปปฏิบัติงานโดยพิจารณาจากใบสมัครหรืออาจจะสัมภาษณ์นักศึกษาด้วย ซึ่งเมื่อนักศึกษาส่งใบสมัครแล้วขอให้ตรวจสอบประกาศการสัมภาษณ์งานจากทางศูนย์สหกิจศึกษา ฯ หลังจากนั้นสถานประกอบการจะส่งผลการคัดเลือกนักศึกษาให้ทางศูนย์สหกิจศึกษารับทราบภายหลัง 

3.5 ศูนย์สหกิจศึกษาฯจะร่วมกับคณะวิชาในการคัดเลือกนักศึกษาเข้าปฏิบัติงานกับทางสถานประกอบการ โดยจะนำผลการคัดเลือกนักศึกษาของสถานประกอบการ และลำดับความต้องการของนักศึกษามาจับเข้าคู่กัน (Matching) โดยพยายามจัดให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ของทั้งสองฝ่าย ส่วนในกรณีที่นักศึกษาไม่ผ่านการคัดเลือกจากทางบริษัท ให้รีบติดต่อศูนย์สหกิจศึกษาและจัดหางาน เพื่อจัดหาสถานประกอบการให้ใหม่โดยเร็วที่สุด

3.6 ค่าตอบแทนและสวัสดิการจากสถานประกอบการ ตามปกติสถานประกอบการจะจ่ายค่าเบี้ยเลี้ยงให้แก่นักศึกษาในอัตราที่สถานประกอบการกำหนด หรือตามหน่วยงานราชการบางแห่งอาจจะให้ค่าตอบแทนที่ไม่มากโดยขึ้นอยู่กับงบประมาณของสถานประกอบการ กรณีที่สถานประกอบการจัด ที่พักให้นักศึกษา ถือว่าเป็นสวัสดิการเพิ่มเติม หากนักศึกษาไม่สะดวกในเรื่องที่พักที่สถานประกอบการจัดให้ นักศึกษาหาที่พักเองได้แต่จะนำมาเป็นข้ออ้างในการไม่ไปปฏิบัติงานหรืองดปฏิบัติงานหรือเปลี่ยนสถานที่ไม่ได้ ในกรณีที่สถานประกอบการไม่มีที่พักให้กับนักศึกษา  ขอให้นักศึกษาประสานกับเจ้าหน้าที่ สหกิจศึกษา เพื่อติดต่อฝ่ายบุคคลของสถานประกอบการในการให้ข้อมูลเพื่อช่วยจัดหาสถานที่พักที่มีความปลอดภัยและเหมาะสมให้แก่นักศึกษา เช่น พักรวมกับบุคลากรของสถานประกอบการหรือพักในละแวกที่พนักงานพัก และมีรถของสถานประกอบการรับส่งโดยสะดวก เป็นต้น

4. การเตรียมความพร้อมและการไปปฏิบัติงานสหกิจศึกษา ณ สถานประกอบการ

โดยการเตรียมความพร้อมก่อนไปสหกิจศึกษา สามารถแบ่งออกเป็น 2 ด้าน ดังนี้

4.1 การเตรียมความพร้อมด้านวิชาการ เป็นหน้าที่ของทางคณะ/สาขาวิชาต่างๆ ที่จะต้องเตรียมให้นักศึกษามีความรู้ในสาขาวิชาชีพ ทักษะการแก้ปัญหา ทักษะการสื่อสารและการทำงานเป็นทีม เพื่อเตรียมความพร้อมก่อนเข้าสู่อาชีพและการจ้างงานในอนาคต

4.2  การเตรียมความพร้อมด้านทักษะวิชาชีพ โดยการสอนวิชาเตรียมสหกิจศึกษาการปฐมนิเทศและอบรมให้นักศึกษาได้ทราบถึงรายละเอียดต่างๆ ก่อนเข้ารับการฝึกสหกิจศึกษา อาทิเช่น ทักษะที่ทำให้เกิดความพร้อมในการปฏิบัติงาน ทักษะการเขียนจดหมายสมัครงาน ทักษะการเรียนรู้ วัฒธรรมองค์กร เทคนิคการเลือกอาชีพการเลือกสถานประกอบการและการสมัครงาน และเทคนิคการสัมภาษณ์งานอาชีพ

ทั้งนี้ควรมีการศึกษาหาความรู้เพิ่มเติมในด้านต่างๆ ที่จำเป็นต้องใช้ในการฝึกสหกิจศึกษาเพิ่มเติม อาทิเช่น อาชีวอนามัยและความปลอดภัยในโรงงาน  และ 5 ส. เพื่อให้นักศึกษามีความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับความปลอดภัย ตระหนักและปฏิบัติตามกฎ ระเบียบ ความปลอดภัยอย่างเคร่งครัด รวมถึงการบริหารงานคุณภาพ (ISO) เทคนิคการเขียนรายงานและการนำเสนอผลงาน และการใช้อุปกรณ์ในสำนักงาน  เป็นต้น

การไปปฏิบัติงานสหกิจศึกษา ณ สถานประกอบการ นักศึกษาต้องเดินทางถึงสถานประกอบการในวันที่กำหนด  โดยทางศูนย์สหกิจศึกษาฯ จะเป็นผู้ดำเนินการประสานงานกับฝ่ายบุคคลของสถานประกอบทราบล่วงหน้า โดยหากนักศึกษาต้องการเข้าปฏิบัติงานก่อนกำหนด หรือเกิดเหตุขัดข้องในระหว่างเดินทางทำให้ไม่สามารถเดินทางไปถึงสถานประกอบการตามกำหนดเวลา โปรดแจ้งศูนย์สหกิจศึกษาฯ ทางโทรศัพท์ โดยด่วนที่สุด และควรหลีกเลี่ยงการเดินทางไปสถานประกอบการในวันหยุด เพราะจะไม่สะดวกในการติดต่อและการหาที่พักให้สำหรับนักศึกษา เมื่อนักศึกษาออกไปปฏิบัติงานกับสถานประกอบการ นักศึกษาจะมีพนักงานที่ปรึกษาคอยดูแลและชี้แนะนักศึกษา ซึ่งนักศึกษาจะต้องตั้งใจปฏิบัติงาน และให้ความเคารพกับพนักงานที่ปรึกษาเพื่อเสริมสร้างความสัมพันธ์ที่ดีต่อกันในระหว่างปฏิบัติงาน